Sistema di verifica delle fatture energetiche per aziende

Che cos’è un Sistema di verifica delle fatture energetiche e perché è importante?

Un Sistema di verifica delle fatture energetiche è un insieme di metodi, procedure e controlli che consente di verificare la coerenza tra:

• i consumi registrati dai contatori
• le condizioni previste dal contratto di fornitura
• i valori riportati in bolletta

Questo sistema opera all’interno dell’intero processo energetico e non si limita al controllo di un importo. Agisce su tre livelli:

1. Allineamento dei dati alla base (consumi reali vs consumi stimati)
2. Confronto con tariffe, fasce orarie, potenze, oneri tecnici
3. Identificazione delle anomalie, degli scostamenti e degli eventuali errori di fatturazione

Il metodo è applicabile sia per l’energia di energia elettrica che per il gas, e costituisce un elemento centrale di governance aziendale.

Quali problemi incontrano oggi le organizzazioni nella verifica delle fatture energetiche?

La verifica delle fatture energetiche è un’attività molto più complessa di quanto sembri. Nella maggior parte delle organizzazioni, soprattutto multisito o multi-fornitori, i processi sono frenati da ostacoli ricorrenti che rendono difficile garantire coerenza tra consumi, contratti e costi.

Dati distribuiti e informazioni non allineate

Le misure provenienti dai contatori, i documenti contrattuali e le voci presenti in bolletta spesso non coincidono. Le informazioni sono sparse tra portali diversi, PDF, e-mail, fogli Excel o sistemi non comunicanti. Risultato: nessuna fonte unica, nessuna visione chiara, nessuna possibilità di verifica affidabile.

Scostamenti difficili da individuare

Quando consumi reali e importi fatturati non si allineano, la causa non è immediata: consumi stimati, potenze non aggiornate, fasce orarie errate, condizioni di fornitura non applicate correttamente. Individuare queste anomalie richiede tempo e competenze specifiche, soprattutto senza un sistema di confronto strutturato.

Processi manuali che rallentano le attività interne

Gran parte del lavoro dipende ancora da controlli manuali e da confronti puntuali.

Questo genera:

• ritardi nelle attività amministrative
• errori di trascrizione
• difficoltà nel gestire più contratti contemporaneamente
• impossibilità di avere uno storico affidabile degli scostamenti

Mancanza di continuità nel controllo

La verifica viene spesso effettuata solo quando arriva la fattura di fornitura, mentre molti problemi nascono alla base, nei consumi quotidiani o nelle variazioni contrattuali non aggiornate.

Costi che si accumulano senza essere notati

In assenza di un metodo di controllo continuo, si accumulano:

• spese non previste
• addebiti duplicati
• potenze non ottimizzate
• differenze tra consumi reali e valori fatturati
• voci tariffarie non coerenti con il contratto

Questi costi rimangono spesso invisibili fino alla chiusura annuale, quando è troppo tardi per intervenire.

Come advizeo riduce errori, tempi e incertezze nella verifica delle forniture?

La verifica delle fatture energetiche è spesso ostacolata da dati non allineati, consumi difficili da confrontare e documenti provenienti da più fornitori. Per chi gestisce patrimoni complessi o multi-sito, il problema principale non è solo leggere la fattura, ma ricostruire rapidamente la coerenza tra consumi, contratti e costi. advizeo interviene proprio in queste criticità, offrendo un processo di controllo affidabile, automatizzato e basato su dati verificabili.

Digitalizzazione immediata delle fatture grazie alla tecnologia OCR

advizeo integra una tecnologia OCR avanzata che permette di estrarre automaticamente i dati presenti nelle fatture di energia elettrica e gas.

Questo consente agli utenti di:

• evitare l’inserimento manuale, spesso soggetto a errori
• standardizzare documenti provenienti da fornitori diversi
• ottenere valori immediatamente confrontabili con le misure dei contatori
• ridurre drasticamente i tempi di verifica

L’OCR non ricalcola la fattura: rende leggibili, affidabili e confrontabili le informazioni, migliorando l’intero processo di controllo.

Confronto continuo tra consumi reali e valori fatturati

Una volta importati tramite OCR, i dati vengono confrontati con le misure reali e le condizioni di contratto.

Il sistema evidenzia automaticamente eventuali anomalie: consumi stimati non aggiornati, fasce orarie errate, potenze non coerenti o voci di fornitura non previste.

Questo riduce le spese non corrette e migliora la capacità dell’organizzazione di intervenire in modo tempestivo.

Una base dati unica che semplifica la verifica delle fatture

advizeo centralizza le informazioni provenienti dai contatori, dai contratti e dalle fatture digitalizzate.
Questa unificazione elimina la dispersione tipica dei processi manuali e rende possibile verificare la coerenza dei dati fin dalla base, con benefici diretti per i team tecnici, immobiliari e amministrativi.

L’EMS di advizeo come supporto operativo alla verifica delle fatture

L’Energy Management System (EMS) non sostituisce il lavoro dei fornitori né ricalcola gli importi.
Supporta gli utenti nel leggere, interpretare e controllare la fattura tramite una visione unica, trasparente e confrontabile.

Il sistema mette in evidenza scostamenti, trend e aree critiche, facilitando la gestione delle attività quotidiane e riducendo il rischio di errori ricorrenti.

Scoprite come funziona l’EMS di advizeo nel nostro video dedicato 👇

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