La gestion des factures énergétiques dans les collectivités

La gestion des factures énergétiques est une tâche longue et fastidieuse pour les collectivités : en effet, elle implique de s’intéresser à la collecte, au traitement et à l’analyse des factures pour les différentes énergies.

La collecte est la première étape à mettre en place. Les fournisseurs d’énergies peuvent transmettre les factures de manière physique, numérique ou complètement dématérialisée via les EDI (flux informatique). Pour la collectivité, il est donc nécessaire de récupérer ces éléments auprès du service comptabilité, ou parfois à partir des espaces fournisseurs. Cette opération devra être répétée chaque mois pour tenir à jour le suivi.

Le traitement des factures est la tâche la plus chronophage, car elle consiste à intégrer les données de facturation (volume de consommation, montant lié à l’énergie, taxes, etc.) dans l’outil de suivi de la collectivité, bien souvent un tableur. Cette tâche peut être facilitée parfois par les outils d’export des espaces fournisseurs. Toutefois, il sera nécessaire de centraliser ces données dans l’outil et de répéter manuellement l’opération régulièrement pour chaque énergie et chaque fournisseur.

Enfin, la phase d’analyse permet d’identifier les anomalies. Les règles de détection d’erreurs de facturation sont à implémenter manuellement et doivent être tenue à jour. Ce qui limite très souvent l’analyse. Les collectivités ne peuvent bien souvent que vérifier les montants globaux facturés.

Quels sont les problèmes rencontrés dans la gestion des factures énergétiques par les collectivités ?

Tout d’abord, plusieurs acteurs ont besoin des informations contenues dans les factures énergétiques ; comptables, responsables travaux et maintenance, responsables environnement et énergie ou encore directeurs généraux. Chacun possédant des questionnements différents, en fonction des problématiques inhérentes à leur poste : Qui a payé ? Quel est le volume de consommations énergétiques ? Le montant facturé est-il correct ?

Un des problèmes rencontrés se situe au niveau du temps de saisi des factures, ces dernières sont longues et complexes à saisir. De plus, tous les acteurs n’ont pas forcément accès à la même information, au sein des entreprises les services sont souvent trop cloisonnés, ce qui engendre des confusions et des mêmes factures saisies à plusieurs reprises. Ceci implique par conséquent une perte de temps au niveau de l’analyse.

Effectivement, le temps d’analyse est parfois trop restreint pour obtenir une information qualitative et exploitable. Les différents acteurs omettent de comparer les différents sites : entre eux, en fonction des années, des travaux réalisés ou encore en fonction de la rigueur climatique. Sans compter les compétences énergie aléatoires en fonction des services et des individus, ce qui limite davantage encore la qualité de l’analyse.

Toutes ces problématiques engendrent des pertes d’informations tant à propos des montants qu’à propos des actions à menées. D’autant plus que si un financier vient à détecter une anomalie ou une pénalité due à un dépassement, il ne peut pas toujours s’adresser directement à la personne concernée ce qui limite les actions d’amélioration potentielles.

Finalement, le calcul des économies d’énergie est compliqué à réaliser directement à partir des factures, les données n’étant pas forcément fiables. Pour toutes ces raisons, le suivi du patrimoine immobilier et son évolution dans le temps est limité ce qui implique par conséquent une perte de visibilité tant pour les exploitants que pour l’ensemble des parties prenantes concernées par les factures énergétiques dans les collectivités.

Comment centraliser et visualiser les consommations énergétiques d’une même commune

Pour s’inscrire dans une logique qui répond aux exigences de la transition énergétique, les différents responsables se doivent de disposer d’une visibilité totale sur l’ensemble des dépenses énergétiques de leur collectivité. La réponse aux problématiques liées à la gestion des factures énergétiques peut permettre d’accélérer le processus de transition énergétique dans les collectivités.

Il existe d’ailleurs des solutions intelligentes permettant de centraliser et d’analyser l’ensemble des données de factures énergétiques d’une collectivité. Il est désormais possible d’intégrer les factures d’énergie de tous les bâtiments d’une collectivité, au sein d’une même application.

Les factures sont importées directement dans l’application en fonction des processus propres à chaque collectivité. Il est possible de récupérer le flux de données directement à partir du fournisseur énergie. Il est également possible d’importer des fichiers à la plateforme aux formats CVS, Excel, ou encore Opendocument.ods. Les factures peuvent aussi être reconnues à partir de technologies d’OCR : reconnaissance optique des caractères à partir de factures scannées. Enfin, l’utilisateur peut ajouter lui-même ses factures dans l’application.

A partir de l’application, l’utilisateur dispose d’une visibilité globale sur les factures de chacun de ses bâtiments, réparties par énergie. Il connait directement ses dépenses et peut comparer les consommations des différents bâtiments entre elles. Il visualise facilement les sites en dérive ; tout en identifiant les gisements d’économies d’énergie dans chacun des bâtiments de sa collectivité.

L’intégration des données des factures peut être couplée à l’installation d’objets connectés dans les différents sites d’une collectivité. Il est alors possible de comparer les consommations réelles avec les consommations facturées et identifier les erreurs de facturation. La solution devient un outil tiers-certificateur de la donnée.

Enfin, les responsables d’exploitation peuvent opter pour l’accompagnement d’energy managers certifiés IPMVP. Ces ingénieurs auditent le parc immobilier et proposent un plan d’actions d’amélioration visant à mettre en place un système de management de l’énergie. Par ce biais, l’action des energy managers peut alors garantir jusqu’à 25% d’économies sur les factures énergétiques initiales.