Conservation préventive des archives | Méthodes et installations

Pour optimiser la conservation préventive des archives, une installation de traitement climatique spécifique est incontournable. L’utilisation d’outils de suivi de température et d’hygrométrie est également impérative. Quelles sont les installations de traitement climatique disponibles dans les archives ? De quels outils dispose-t-on aujourd’hui pour effectuer un suivi des données climatiques ?

Pour maintenir les documents anciens dans un état d’usure satisfaisant il est essentiel de prendre des mesures de conservation préventive des archives. Cela passe notamment par le traitement de l’air, le contrôle et la surveillance de la température et de l’hygrométrie. En effet, des conditions climatiques inappropriées peuvent avoir des conséquences irréversibles sur les collections (moisissure, dessèchement des matériaux…).

Pour une conservation préventive des archives, les pièces accueillant les collections doivent ainsi répondre aux besoins suivants :

• Une température constante comprise en 16°C et 20°C, quelles que soient les conditions climatiques extérieures
• Un taux d’humidité compris en 45 et 55%
• Un apport d’air neuf régulier

Pour répondre à ces besoins, la mise en place d’une centrale de traitement d’air (CTA)  est très souvent employée dans les locaux de conservation.

Ce système, entièrement centralisé, assure toutes les étapes du renouvellement de l’air, de l’introduction de l’air neuf à l’extraction de l’air vicié. Les CTA permettent de préparer l’air (humidification, refroidissement, réchauffement) en centrale dans un caisson spécifique de traitement de l’air. Ce dernier est ensuite envoyé par un réseau de gaines dans les locaux d’archives.

Lorsque l’un de ses composants dysfonctionne, il arrive de rencontrer différentes problématiques sur les CTA :

• Installation : Un défaut sur le moteur, les courroies du ventilateur de soufflage ou d’extraction ou sur les vannes de régulation et des batteries de chauffage peut entraîner des fuites et des problèmes de régulation. Ces événements peuvent dégrader les conditions climatiques des espaces de conservation.
• Automate : Si un problème survient au niveau de l’automatisme, c’est-à-dire l’installation permettant d’actionner des éléments à distance alors la transmission d’informations aux différents organes de régulation (vannes 3 voies, registres motorisés, variateurs de fréquence pour les moteurs) ne fonctionne plus.
• Sondes de régulation : Une anomalie survenue sur les sondes peut détériorer la régulation associée et avoir des conséquences sur les mesures de la température.
• Production d’eau ou d’humidification : En cas d’absence d’eau chaude, le système est dans l’incapacité de réchauffer l’air soufflé. La régulation du traitement de l’air est alors inefficace, ce qui peut porter atteinte aux documents conservés. Il en va de même avec les systèmes d’humidification particulièrement importants en période hivernale lorsque l’air extérieur est sec.
• Réglages inadaptés : De mauvais réglages peuvent notamment produire une compétition entre les systèmes d’humidification et de déshumidification. Cela peut entraîner un phénomène de pompage qui dégrade le taux d’humidité dans les zones de conservation.

Dans le cadre de la conservation préventive des archives, différents outils sont aujourd’hui utilisés. Quelles sont leurs spécificités ? Quelles sont les limites de ces systèmes ?

Les automates locaux : 

Des automates locaux sont situés au plus près des équipements techniques comme les CTA et permettent leur régulation.

Ils servent à effectuer  :

• La lecture des points de consigne
• La lecture des données de sortie (température et hygrométrie ou soufflage)
• La lecture des données d’entrée (température et hygrométrie à l’intérieur des locaux de conservation au niveau de la reprise de l’air).

Quelles sont les limites de cet outil de suivi ?

Avec des mesures instantanées, cette solution ne permet pas d’avoir accès à un historique des données. Par ailleurs, pour effectuer le suivi, il est nécessaire de se déplacer dans le local technique ce qui limite considérablement la réactivité en cas de dépassement de seuils de température adéquate.

Gestion Technique du Bâtiment (GTB) ou Gestion Technique Centralisée (GTC)

Alors que la Gestion Technique du Bâtiment (GTB) permet de contrôler à distance l’ensemble des lots (chauffage, ventilation et climatisation, éclairage, système de sécurité incendie, sûreté, ascenseurs…), la Gestion Technique Centralisée (GTC) permet le pilotage de lots techniques limités (chauffage, ventilation et climatisation, par exemple).

Ces techniques permettent d’obtenir  :

• Un accès centralisé à toutes les informations proposées par les différents équipements techniques
• La lecture des données d’entrée et de sortie des installations techniques (GTC)

Quelles sont les limites de ces méthodes de suivi ?

Ces deux modes de gestion fournissent des courbes de tendances mais leur lecture n’est pas aisé et l’historisation des données limité. De plus, les sondes ne sont pas toutes dans l’ambiance. Pour la GTB (Gestion Technique du Bâtiment), on peut également noter que le système se trouve dans un local et qu’il est rarement accessible à distance. Il n’est pas non plus possible de faire des extractions des données ou du reporting.

Sondes portatives et sondes avec enregistreur (data logging)

Les sondes portatives et sondes avec enregistreur peuvent également être utilisées pour mesurer les données climatiques d’un local de stockage d’archives. Elles permettent ainsi de :

Capter et mesurer en temps réel différentes données de l’air ambiant

Quelles sont les limites de ces outils de suivi ?

De par son fonctionnement, ce type de sonde nécessite un déplacement dans la salle d’archivage et ne permet pas un accès centralisé aux différentes informations. L’extraction des données des sondes avec enregistreur se fait via une connexion usb et leur lecture nécessite l’utilisation d’un tableur ou d’un logiciel spécifique qui peut être contraignante. Il est à noter que ces outils ne permettent pas d’effectuer un reporting et que leur coût est relativement élevé.

Mettre en place un suivi de la température et de l’hygrométrie plus performant et sans contrainte est aujourd’hui possible grâce à des solutions intelligentes et intuitives.

Pour assurer la conservation des archives, Advizeo propose des objets connectés et une application dédiée qui permettent notamment de :

• Effectuer un suivi complet et en temps réel de l’hygrométrie et de la température des pièces qui accueillent les collections
• Recevoir une alerte en cas de condition climatique mal adaptée
• Assigner des tâches aux employés concernés
• Conserver tout l’historique des données
• Accéder aux données sur tous types de supports (téléphone, ordinateur…)