Les règles pour optimiser la conservation des archives

Les archives correspondent à un ensemble de documents anciens regroupés au sein d’un même bâtiment. Les documents archivés sont de toutes sortes : contrats qu’il est nécessaire de conserver, écrits historiques, ou encore livres anciens. Pour autant, tous requièrent des méthodes de conservation précises et optimisées pour être maintenus dans un état d’usure acceptable.

Luminosité, poussière, humidité et température sont autant d’éléments pouvant impacter l’état de conservation des archives. Pour limiter les effets du temps sur l’état de dégradation de ces documents il convient de mettre en place certains gestes simples.

Pour mettre en œuvre la bonne pratique en matière de conservation des archives dans ces bâtiments, le prérequis essentiel est de comprendre les causes susceptibles de porter atteinte à l’état des documents conservés.

Quelles sont les causes pouvant dégrader les archives ?

Différents facteurs peuvent porter atteinte à la bonne conservation des archives. Les principales causes de dégradation sont dues aux effets du temps, à l’environnement dans lequel sont conservés les documents ainsi qu’à certains facteurs biologiques comme la prolifération d’insectes notamment.

L’objectif des individus en charge de la conservation des archives est donc de limiter au mieux l’effet du temps sur les documents conservés. Prendre en compte l’environnement et les différents sujets inhérents à celui-ci tels que la luminosité, l’hygrométrie ou la température est alors fondamental pour assurer une qualité de conservation optimale des archives.

L’environnement intérieur d’un bâtiment d’archives dépend de sa position géographique, de son enveloppe, du climat extérieur et des installations techniques internes (chauffage, ventilation…). Ces éléments impactent directement le niveau de température et le taux d’humidité des espaces de stockage, les deux principaux facteurs de dégradation des documents.

C’est pour ces raisons qu’il existe des règles de conservation dans les bâtiments d’archives, souvent imposées par les prêteurs d’œuvres/de documents archivés.

Pour une conservation optimale des archives, il est recommandé de conserver les documents à une température comprise entre 16°C et 20°C.

L’effet principal d’une température trop basse ou trop élevée est l’accélération des réactions chimiques de dégradation des documents. D’autant plus que la température a une influence directe sur le taux d’humidité : une variation d’1°C entraîne une variation d’environ 3% de l’humidité intérieure.

Le taux d’humidité idéal d’une salle d’archives doit être compris entre 45% et 55%. En dehors de ces plages, le papier peut être atteint de manière irréversible puisque c’est une matière hygroscopique : il absorbe ou restitue l’humidité de l’air en fonction du climat ambiant. Ainsi, une humidité inférieure à 40% entraîne le dessèchement du papier et des matériaux à conserver, ce qui les raidit et les rend cassants. A l’inverse, lorsque le taux d’humidité est trop élevé, supérieur à 60%, le papier se gorge en eau et gonfle. Les colles ramollissent et perdent leur pouvoir adhésif. Une humidité excessive favorise également l’apparition de moisissures sur le papier.

Il apparaît donc comme essentiel de mettre en place des solutions de suivi de la température et de l’hygrométrie dans ce type de bâtiment. Effectivement, il y va de la conservation des archives et de leur subsistance dans le temps, d’autant plus que les prêteurs d’œuvres exigent très souvent une historisation des températures et de l’humidité ambiante.

Comment optimiser la conservation des archives

L’objectif des archivistes est de maintenir les documents dans un état de conservation acceptable au vu de leur évolution dans le temps. Il convient dès lors de mettre en place un système interne à ces bâtiments permettant de relever les données de température et d’hygrométrie des différents espaces.

Aujourd’hui encore, les solutions sont trop peu intuitives et manquent de réactivité. Elles sont chères et très longues à implémenter. D’autant plus qu’elles ne sont pas forcément fiables, ce qui peut causer des trous de données et donc une absence d’historisation. Il est par conséquent difficile pour les responsables de justifier d’une conservation des archives optimale, auprès de leurs prêteurs d’œuvres.

Il existe cependant des solutions intelligentes permettant un suivi global et en temps réel de la température et de l’hygrométrie de toutes les salles d’un bâtiment d’archives. En effet, des objets connectés sont posés dans les différents espaces et télérelèvent en temps réel ces données. Ces dernières transitent via le réseau LoRa, dédié à l’internet des objets, directement sur une application.

À partir de l’application, l’archiviste dispose d’une visibilité totale et en temps réel sur toutes les températures et les taux d’humidité des différentes pièces de son bâtiment. Il est alerté lorsque des seuils de températures ou d’hygrométrie, trop hauts ou trop bas, sont atteints. Il peut également assigner des tâches aux différentes parties prenantes (mainteneur, agent sur site, etc.). L’objectif est ainsi de limiter considérablement le risque de détérioration des documents conservés.

De plus, l’ensemble des données est conservé et historisé au sein de l’application. Le responsable peut alors justifier d’une conservation des archives optimisée auprès de ses prêteurs d’œuvres et ainsi limiter les effets du temps et de l’environnement sur les documents conservés.