Gestion des mandats : comment s’y prendre pour fluidifier la récupération des données énergétiques pour un bailleur ?

Astuces
23 juin 2020
advizeo

La gestion des mandats est un exercice pouvant s’avérer chronophage et laborieux à l’échelle d’un parc immobilier. Récupérer les données issues des distributeurs et/ou des fournisseurs énergie apparaît pourtant essentiel. En effet, ces données font foi puisqu’elles sont considérées comme sources fiables

Un mandat pour  ?

 

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un mandat ? Un mandat ou lettre de mandat est une autorisation signée par le consommateur (bailleur ou locataire) autorisant la collecte de ses données énergétiques.

 

Historiquement, la donnée du distributeur était réservée aux fournisseurs. Avec l’avènement du monde de l’information et le droit d’accès à la donnée, les distributeurs (tels Enedis, GrDF, CPCU mais aussi les régies d’eau et les DSP) ont proposé d’ouvrir leur SI à des tiers, dont advizeo by setec.

 

Ainsi, les mandats signés servent à autoriser advizeo by setec à récupérer l’exhaustivité des consommations énergétiques de vos actifs.

Un mandat pourquoi ?

 

Il est indispensable d’obtenir un mandat pour récupérer les données fournisseur et distributeur dans le cadre de la réglementation européenne pour la protection des données, la RGPD.

 

L’intérêt de la collecte de ces données réside dans les enjeux de reporting qui requièrent des rapports chiffrés et opposables :

  • Les politiques RSE des entreprises,
  • La certification ISO 50001
  • L’annexe environnementale
  • Le décret tertiaire (loi Elan)

Un mandat pour qui ?

 

Le mandat s’adresse à la fois au propriétaire et au locataire de bâtiment.

 

Un mandat unique convient pour l’ensemble des points de livraison d’une même personne morale. On distingue deux signatures :

  • Le mandat bipartie, entre advizeo (le tiers) et le bailleur,
  • Un mandat tripartie entre le bailleur et le locataire et un tiers habilité à récolter les données.

 

Les mandats sont toujours signés par une personne physique représentante de l’entreprise comme par exemple l’acheteur, le comptable, le responsable maintenance, RSE, HSE ou encore un directeur, …

Un exemple de mandat

 

Un mandat comment ?

 

La collecte de l’ensemble des mandats des locataires est une tâche très laborieuse pour les propriétaires. Il arrive souvent d’ailleurs qu’ils externalisent cette tâche à une entité tierce telle qu’advizeo.

 

Dans le cadre d’un projet d’optimisation énergétique d’un ou plusieurs bâtiments, advizeo met en place une solution dématérialisée avec signature électronique permettant de centraliser tous les mandats et limiter considérablement le temps passer à récupérer ces documents. Terminée la paperasse !

 

advizeo accompagne au quotidien les propriétaires de bâtiments dans la gestion de leurs mandats : relances et démarches terrain auprès des locataires sont automatisées. Une stratégie de collecte des mandats plus pérenne peut également être définie d’un commun accord : clauses contractuelles des baux, annexes, etc. Le mandat est signé entre les parties pour une durée déterminée pouvant être définie au sein du contrat liant les deux parties.

 

La mise en place d’une telle stratégie est tout particulièrement pertinente pour répondre aux exigences du Décret Tertiaire. Pour rappel, l’ensemble des exploitants tertiaires doivent, à partir de 2021, transmettre la consommation énergétique de leurs bâtiments sur la plateforme OPERAT, gérée par l’Ademe.  Une telle solution permet d’engager la démarche de manière proactive auprès des locataires.

Vous souhaitez centraliser

vos données énergétiques ?

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